Esta guía te ayudará a entender qué información es importante para gestionar correctamente los contactos y empresas en nuestro sistema. El objetivo es asegurar que todos los datos necesarios estén completos para que puedas aprovechar al máximo las herramientas de gestión y seguimiento.
1. Creación de contactos:
Cuando se crea un nuevo contacto en el sistema, es imprescindible ingresar ciertos datos clave para garantizar una gestión eficiente. Entre los campos obligatorios se encuentra el nombre completo, un dato fundamental para identificar correctamente al contacto y gestionar su información de manera efectiva.
Otro campo esencial es el correo electrónico, ya que facilita la comunicación directa y es necesario para vincular el contacto con sus oportunidades comerciales dentro del sistema. Además, el número de teléfono del contacto es un dato crucial, ya que permite establecer una comunicación más personalizada y directa.
En el caso de contactos que sean empresas o realicen transacciones comerciales, se requiere incluir su NIF o CIF para garantizar una correcta identificación fiscal. Adicionalmente, se ofrece la posibilidad de añadir la fecha de nacimiento, aunque este campo es opcional y dependerá de la estrategia de gestión de la información que se esté utilizando. En caso de utilizarlo, se debe ingresar en el formato correcto (DD/MM/AAAA).
Para evitar la creación de registros duplicados, el sistema cuenta con una función de control de duplicados. Si se intenta ingresar un contacto con información ya registrada, el sistema emitirá una alerta para que el usuario pueda verificar y corregir la entrada antes de proceder.
2. Creación de empresas:
Al igual que los contactos, las empresas también requieren de una serie de datos esenciales para su correcta gestión en el sistema. Entre los campos obligatorios se encuentra la razón social, que permite identificar de manera precisa a la empresa.
Además, es indispensable contar con el NIF de la empresa, ya que es necesario para cualquier trámite fiscal o comercial. También se debe ingresar un correo electrónico válido para poder establecer una comunicación efectiva con la empresa y dar seguimiento a sus oportunidades comerciales.
El número de teléfono de la empresa es otro dato relevante, ya que facilita el contacto directo. Asimismo, indicar el sector en el que opera la empresa es fundamental para segmentar adecuadamente las oportunidades y gestionar mejor las interacciones comerciales.
La dirección física de la empresa es otro campo obligatorio, especialmente importante para la coordinación de envíos o visitas comerciales. Finalmente, el sistema cuenta con una función de control de duplicados para evitar la creación de registros repetidos. Si una empresa ya está registrada, el sistema notificará al usuario para evitar errores en la base de datos.
3. Proceso de cualificación:
Al crear o actualizar contactos y empresas, el sistema verifica que todos los campos esenciales estén completos. Esto asegura que la información esté bien gestionada y que puedas hacer seguimiento de manera eficiente.
- Validación de teléfono y correo electrónico:
El sistema revisa automáticamente que el teléfono y el correo electrónico ingresados sean válidos. Si detecta un error, te pedirá que lo corrijas antes de continuar. - Campos obligatorios:
Algunos campos, como el «Correo Electrónico» y el «Teléfono», son siempre obligatorios para crear un contacto o empresa. Otros, como la «Fecha de Nacimiento», pueden ser opcionales, dependiendo de cómo quieras gestionar la información.
4. ¿Qué hacer si falta información o es incorrecta?
Si al ingresar un contacto o empresa, el sistema detecta que falta información o que algo está incorrecto, te alertará con un mensaje claro y fácil de entender. Por ejemplo:
- Teléfono incorrecto:
Si el número de teléfono ingresado no es válido, el sistema te mostrará un mensaje como: «El número de teléfono ingresado no es válido. Por favor, verifica y vuelve a intentarlo.» - Correo electrónico incorrecto:
Si el correo electrónico no tiene el formato adecuado, aparecerá un mensaje similar: «El correo electrónico ingresado no es válido. Por favor, ingresa un correo electrónico válido.»